Bir mektubu fakslayacaksanız, mektubu yazarken belirli kurallara uyun, böylece mektup muhatap tarafından okunur ve doğrudan çöp sepetine gönderilmez.
Talimatlar
Aşama 1
Bir metin editörü MS Word'de veya MS Publisher'da seçilebilen bir şablon kullanarak (şirket logolu) bir mektup oluşturun. Tablo gönderecekseniz MS EXEL kullanmak da kabul edilebilir. Resimler.jpgG uzantılı olmalıdır.
Adım 2
Faksla gönderilen standart bir mektubun boyutu bir A4 sayfasıdır. Yazı tipi - en az 10 punto. Bu nedenle, düşüncelerinizi ağaca yaymayın, böylece birkaç sayfaya mektup göndermek zorunda kalmazsınız. Ve gerekli olduğunu düşündüğünüz tüm bilgileri sıfıra yaklaşan font boyutlarını kullanarak tek bir sayfaya sığdırmaya çalışmayın.
Aşama 3
Açık ve net olun. Muhatapınız herhangi bir ek bilgiye, bilgi tablolarına, resimlere ihtiyaç duyarsa, mektubunuzda belirtilen telefon numaraları veya e-posta adresi aracılığıyla sizi bu konuda bilgilendirmekten çekinmeyecektir. Yalnızca muhatabınızın ilgisini çekebilecek şeyler hakkında yazın. Size bir istek gönderildiyse, lütfen yalnızca yanıtlayın.
4. Adım
Metne çok küçük resimler veya karmaşık grafikler içeren resimler eklemeyin, böylece muhatabınız siz, hizmetleriniz ve şirketiniz hakkında kelimenin tam anlamıyla "bulanık" bir izlenime sahip olmasın.
Adım 5
Faksla mektup gönderiyor olsanız bile, her bir muhataba adı ve soyadıyla hitap edin. Bu mektubu okuduğu için muhataba teşekkür ettiğinizden emin olun ve ancak bundan sonra mal veya hizmetleriniz hakkında sahip olduğunuz bilgilerin sunumuna veya sorusunun cevabına geçin.
6. Adım
Ticari postalama yapıyorsanız, ürünleriniz veya hizmetleriniz için fiyat ve indirimlerle potansiyel bir müşterinin dikkatini çekmeye çalışın ve bunları grafiksel olarak vurgulayın.
7. Adım
Mektubunuzu bitirirken, daha fazla işbirliği için umudunuzu ifade ettiğinizden emin olun. Kuruluşunuzun adresini, telefon/faks numarasını ve e-posta adresini belirtiniz (önceden tarafınızdan belirtilmiş olsa dahi).
